Validación de Datos (Listas Dependientes)

A continuación se explican los pasos a seguir para realizar una validación de datos en listas dependientes de otras. En este ejemplo se muestra que al seleccionar un país se debe actualizar la lista de ciudades dependiendo del país seleccionado, y de la misma forma al seleccionar una ciudad se debe actualizar la lista de distritos dependiendo de la ciudad que se escoja.

Para este ejercicio debe descargarse el archivo "ListasDependientes", en Anexos, este libro contiene 2 hojas, "Presentacion" e "Informacion"

Desde la hoja "Informacion"
se crearán rangos de celdas desde la pestaña "Fórmulas"

 

Así se crearán todos los rangos de celdas (En el administrador de nombres deben aparecer todos los rangos)

 

Desde la hoja "Presentacion"

Se validarán los datos para las celdas correspondientes a País, Ciudad y Distrito (para el caso B8, B9 y B10)

Validación de Datos para País:
Seleccionamos la celda B8, vamos a la pestaña Datos, validación de datos, en Permitir seleccionamos "lista" y en origen escribimos =Paises

 

Vemos que ahora aparece la lista de los paises anteriormente definidos

 

 

Validación de Datos para Ciudad:

Seleccionamos la celda B9, vamos a la pestaña Datos, validación de datos, en Permitir seleccionamos "lista" y en origen escribimos =Indirecto($B$8)

 

 

Vemos que ahora aparece la lista de ciudades dependiendo del país seleccionado

 

Validación de Datos para Distrito:
Seleccionamos la celda B10, vamos a la pestaña Datos, validación de datos, en Permitir seleccionamos "lista" y en origen escribimos =Indirecto(Sustituir($B$9;" ";"_"))

 

Vemos que ahora aparece la lista de Distritos dependiendo de la ciudad seleccionada

La función INDIRECTO devuelve una referencia especificada, en este caso compara el nombre del país con los nombres de rangos de celda que fueron creados anteriormente.

La función SUSTITUIR remplaza los caracteres especificados en este caso el caracter vacio " ", por el caracter nuevo, en este caso el guión bajo "_" esto es debido a que los rangos de celdas no permiten en sus nombres carateres en blanco y en nuestro ejemplo tenemos algunas ciudades donde su nombre contiene espacios en blanco, por ejemplo "Rio de Janeiro"

 



Referencias Relativas y Absolutas en Excel

La referencia de celdas en Excel nos permite identificar una celda en particular ubicada en una hoja y nos sirve para asociar los valores específicos al momento de construir fórmulas.

1. Referencia Relativa
• Ejemplo =A1
2.  Referencia Absoluta
• Ejemplo =$A$1
3. Referencia de Columna Absoluta
• Ejemplo =$A1
4. Referencia de Fila Absoluta
• Ejemplo =A$1

El signo del dólar entonces indica que se trata de una referencia Absoluta de la celda, es decir que al momento de copiar los datos de esa celda hacia otra u otras, el valor de la referencia no se cambiará.

Para cambiar de tipo de referencia rápidamente, se debe presionar la tecla f4 hasta que se llegue al tipo de referencia que se pretende.


Las siguientes imágenes son un ejemplo de lo que puede ser una referencia Relativa y otra Absoluta

Referencia Relativa:

Referencia Absoluta:

Proteger Hoja de Excel

Para proteger una hoja en excel y evitar que se modifiquen o editen las celdas de esa hoja, primero las celdas deben estar bloqueadas. En este ejercicio "Lista de Cotejo" se quiere proteger la hoja para todas las celdas excepto para aquellas en donde se pretende ingresar datos, por lo que se procederá a desbloquear sólo dichas celdas.

Primero, seleccionamos una celda, que queremos desbloquear, y presionando la tecla control seleccionamos todas las demás celdas donde se deben ingresar los datos.

 

Luego desde la pestaña "Inicio", desde el grupo "Celdas", de la opción Formato seleccionar "Formato de celdas" le quitamos el check a la opción "Bloqueada"

 



 

Después desde la pestaña "Revisar" en el grupo "Cambios" seleccionar la opción "Proteger Hoja" y le agregaremos la contraseña que será "lista1"

 

Luego de colocar aceptar, volvemos a introducir la misma contraseña "lista1" y nuevamente Aceptar.

Ahora nuestra hoja está protegido para todas las celdas, excepto para las celdas que hemos desbloqueado primero. Si tratamos de modificar alguna celda bloqueada el mensaje de excel será el siguiente.

Finalmente si quisieramos desproteger la hoja para hacerle alguna edición, sólo debemos ir a la pestaña "Revisar" grupo "Cambios" y seleccionar la opción "Desproteger Hoja" ahi nos pedirá que ingresemos la contraseña.