APLICAR FORMATO CONDICIONAL

El Formato condicional en Excel sirve para marcar y resaltar visualmente las tendencias de los datos.

Para aplicar Formato Condicional primero se debe seleccionar el rango de celdas donde se aplicará el formato y luego desde la pestaña INICIO, grupo ESTILOS, opción FORMATO CONDICIONAL se aplica el formato deseado.

Explicaré el Formato Condicional con 3 ejemplos.

EJEMPLO 1

Aplicar formato condicional a la columna STOCK para que se resalten de color de fondo amarillo y texto rojo en negrita los stocks menores a 10.

1. Se seleccionan los datos de la columna STOCK

2. Desde la pestaña INICIO, grupo ESTILOS, opción FORMATO CONDICIONAL, se selecciona Reglas para resaltar celdas, es menor que

3. En el cuadro de diálogo que se abre se coloca el valor 10 y se selecciona Formato personalizado

4. En el cuadro de diálogos que se abre se selecciona el color de relleno amarillo desde la pestaña Relleno

Y en ese mismo cuadro de diálogo, desde la pestaña Fuente se selecciona Negrita y el color rojo. Se da clic en Aceptar

5. Aparece nuevamente el cuadro de diálogo anterior y se da clic en Aceptar

Resultado final de las celdas:

Para ver los 2 ejemplos siguientes descarga el archivo FormatoCondicional.docx y para que realices los ejemplos en Excel descarga FormatoCondicional.xlsx

Otros ejemplos de Formato Condicional en mi canal: https://youtu.be/OSJp63noM-g

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Función SI Anidada

La función SI, es una función Lógica que permite evaluar una prueba y comprobar si cumple la condición para devolver un valor si es VERDADERA u otro valor si la condición es FALSA.

Presenta 3 parámetros, siendo "la prueba lógica" el parámetro obligatorio para la función.

=SI(prueba_logica;[valor_si_veradadero];[valor_si_falso]) 

Esta función también puede ser anidada junto a otras funciones para incrementar su funcionalidad, en el siguiente ejemplo veremos la función Si anidada con otras funciones Si además de la función Y

 

Abrimos el libro "Puntajes" que se encuentra en los Anexos, este libro tiene una sola hoja "CondicionPorPuntaje" se trata de agregar la condición a cada participante por su puntaje obtenido y de acuerdo a la categorización de puntajes que se encuentra en la parte de arriba de la hoja.

En la celda C9 es donde ingresaremos la fórmula de las funciones, para este tipo de ejercicio se puede utilizar el asistente debido a que la fórmula es larga.

El siguiente código es la fórmula que se ha utilizado para comparar los puntajes obtenidos de cada participante y asignarles una condición.

(con la tecla ALT + ENTER se puede bajar después de cada punto y coma de la fórmula, para apreciarla mejor)

=
SI(Y(B9>=$B$3;B9<=$C$3);"Nivel Destacado";
SI(Y(B9>=$B$4;B9<=$C$4);"Nivel Bueno";
SI(Y(B9>=$B$5;B9<=$C$5);"Nivel Regular";
SI(Y(B9>=$B$6;B9<=$C$6);"Nivel Bajo"))))

Así se vería en Excel

 

Se empieza con la función SI, luego en el parámetro prueba_logica agregamos la función Y; volvemos a la función SI y en el parámetro Valor_si_verdadero agregaremos el texto entre comillas "Nivel Destacado" luego en el parámetro Valor_si_falso agregaremos otra función SI y repetimos el proceso hasta llegar al "Nivel Bajo"

Finalmente nuestro cuadro quedaría:

Buscar un Producto

La función BUSCARV para la versión 2007 de Excel, permite realizar búsquedas verticales desde una matriz de datos, que puede estar ubicada en la misma hoja o en otra.

Vamos a realizar un ejemplo de Buscar un Producto ingresando su código y que nos muestre las demás características del producto como el Nombre, Color, marca y precio.

para el ejercicio abrimos el libro "BusquedaDeProductos" en Anexos, este libro contiene 2 hojas: BuscarProducto y Listado de Productos.

Desde la hoja Listado de Productos asignaremos un nombre a un rango que será la Matriz para nuestro ejemplo, se llamará "ListaProductos"

Seleccionamos las celdas A2 hasta F33 

Desde la pestaña Fórmulas damos clic en Asignar un nombre a un rango.

Y le colocamos el nombre: "ListaProductos"

La función BUSCARV tiene 4 Argumentos:

El Valor Buscado: Es la celda que contiene el valor que se busca, en este caso, el código, la celda E4

La matriz: Es el rango de celdas que contiene toda la información, en nuestro ejemplo la matriz es "ListaProductos"

Indicador de columna: Es el número de la columna en la matriz que contiene la información, en nuestro ejemplo, para el nombre del producto, el indicador de columna es 2

Ordenado: Se coloca 0 o 1, que es lo mismo que Falso (coincidencia exacta) o Verdadero (coincidencia aproximada) en nuestro ejemplo colocamos 0.

Ahora desde la Hoja BuscarProductos colocamos como celda activa E8, que es la celda donde queremos que aparezca el nombre del producto.

En esta celda ingresamos la función =BUSCARV(E4;ListaProductos;2;0)

El nombre del rango de la matriz lo podemos obtener desde la opción "Utilizar en la Fórmula"

 

Al terminar de escribir la fórmula damos clic, y ahora ingresamos un código (Existente) en la celda E4 (si no ingresamos un código, en la celda E8 nos aparecerá un error #N/A, esto es porque no hemos ingresado ningún código, también se puede solucionar con otra función)

Podemos hacer una referencia absoluta de la celda E4 para luego copiar el código a las demás celdas, Teniendo seleccionado el texto E4 con la tecla F4 lo convertimos en referencia absoluta.

=BUSCARV($E$4;ListaProductos;2;0)

Copiamos el código en las celdas E10, E12, E14 y E16 que son las celdas donde debe aparecer la información de Color, Marca, Estado y Precio respectivamente.

 

Pero ahora a cada una de ellas le modificamos el Indicador de columna

 

Para Color:

=BUSCARV($E$4;ListaProductos;3;0)

Para Marca:

=BUSCARV($E$4;ListaProductos;4;0)

Para Estado:

=BUSCARV($E$4;ListaProductos;5;0)

Para Precio:

=BUSCARV($E$4;ListaProductos;6;0)

 

Cada vez que cambiemos el código también cambiarán los datos del producto:

 

Calcular la Edad

Podemos calcular la edad de una entidad utilizando la función =Hoy() y conociendo la fecha de Nacimiento (o creación)

 

Para el ejemplo continuaremos usando el libro "EdadyCodigo" que se encuentra en los ANEXOS, luego le completamos la información de las celdas de arriba

Ahora desde la celda C13 escribimos la siguiente función:

 

=ENTERO((HOY()-C6)/365)

• La función Hoy() nos devuelve la fecha actual del sistema, la celda C6 contiene la fecha de nacimiento del cliente, al restarlas se obtiene el número de días vividos, lo dividimos entre 365 días que tiene un año.
• La función Entero(numero) nos devuelve la parte entera del número, debido a que la división no siempre será un número entero, sino que tendrá decimales y los redondeará.

Función Concatenar

La función Concatenar es una función de texto que nos permite unir varios elementos de diferentes celdas en una sola celda.

Para el ejemplo vamos a continuar utilizando el libro EdadyCodigo que se encuentra en los ANEXOS, y completamos los datos de las celdas de arriba.

Ahora nos colocamos en la celda C12 e ingresamos la siguiente función

=Concatenar(C4;" ";C5)

• La celda C4 contiene los nombres,
• " " el espacio dentro de las comillas nos permite dejar un espacio entre el último nombre y el primer apellido.
• La celda C5 contiene los apellidos

 

Al terminar de escribir la función damos clic en la tecla ENTER, y nos quedarán los nombres y los apellidos en una sola celda:

Crear un código con funciones

La Función =Hoy() devuelve la fecha del sistema, la Función =Izquierda(Texto;Num_de_caracteres) devuelve un número de caracteres específicos del comienzo de una cadena de texto.

Uniremos las dos funciones con el símbolo &, así crearemos un código con la fecha actual y las 4 primeras letras del apellido.

Para el ejemplo abrimos el libro EdadyCodigo que se encuentra en los anexos.

Y completamos los datos de las celdas de arriba

Ahora nos colocamos en la celda C11 y escribimos la siguiente función:

 

=Hoy()&"_"&Izquierda(C5;4)

• El símbolo & nos sirve para unir las dos funciones, las comillas "_" indican colocar un guión bajo después de la fecha y antes de los 4 caracteres.
• La celda C5 es donde se encuentra el apellido del cliente, de este apellido se tomaran 4 caracteres empezando desde la izquierda

 

 Una vez que terminemos de escribir la función presionamos la tecla ENTER, tendremos el siguiente resultado:

Así hemos creado un código para ese cliente, si cambiamos los datos de arriba del cliente también entonces cambiará el código.